Chi è davvero manager nel suo lavoro non deve inventarselo ma deve sicuramente saperlo comunicare a distanza!
Smart working? Non basta parlare e darsi un appuntamento per vedersi in riunione. Adesso bisogna saper scrivere e comunicare in maniera perfetta. Sia dal punto di vista dei tempi che delle parole utilizzate che dell’educazione mostrata.
Attraverso il nostro modo di scrivere e di stare on-line si capisce il nostro livello di potere percepito ed esercitato.
Per chi ha davvero potere sul lavoro ed un ruolo manageriale (e per chi deve averlo in futuro) significa comunicare in modo molto più formale, educato e rispettoso di quello che non si farebbe in presenza, e questo perché la scrittura è lo specchio della nostra cultura e del nostro livello di istruzione.
Livello di potere percepito è ciò che io “credo di essere”. Livello di potere esercitato è ciò che io formalmente e contrattualmente sono al lavoro. Ossia il mio ruolo.
Se siete quindi in Smart, e vi state accorgendo che ciò che vi torna indietro non è esattamente ciò che sognavate, ovvero avete la posta intasata di messaggi inutili, la giornata intasata di whatsapp inutili, interruzioni continue di chiamate inutili … e soprattutto il tono della comunicazione suona molto aggressivo. Chiedetevi se non siete proprio voi a sollecitare tali flussi di comunicazione errata nei vostri riguardi.
Può essere che il vostro potere manageriale non sia poi così elevato come credete, e che scrivendo stiate peggiorando la situazione.
Viceversa possiamo anche alzare il nostro livello percepito di potere imparando a scrivere, rispondere e argomentare le cose in modo professionale ed autorevole.
Qualche suggerimento di comunicazione scritta in smart?
– Messaggi scritti non sostituiscono la comunicazione orale ma ne danno riscontro, quindi sempre PRIMA di scrivere telefonate;
– Whatsapp NON è un metodo di comunicazione lavorativa. Chi riceve messaggi whatsapp di lavoro non è mai un capo. Quindi evitate questo tipo di strumento se non con amici o per cose contingenti (non riesco a collegarmi in orario sono bloccato in una chiamata col cliente xz vi chiamo appena riesco e vi raggiungo in riunione);
– Aprite sempre la comunicazione con il Titolo della persona con cui vi state scrivendo (egr. Dott/Illustre Prof./Gentilissimo/a..)
– Date sempre un cenno di interessamento alla persona (spero stia bene, mi auguro questa mia la trovi bene… );
– Strutturate la mail in 3 punti: premessa o contesto-problema-soluzione o proposta (data la scadenza del progetto xy-credo sarebbe importante confrontarci per parlare di xy-propongo data e ora);
– Nominate le cose e le persone in modo preciso, nome dell’interlocutore-nome di un progetto-persone e titoli delle persone a cui vi rivolgete;
– MAI scrivere in copia a più persone per fare un appunto o correzione ad una di esse… semmai chiamate;
– Anche se siamo in Smart working… eventuali critiche non si fanno via mail, se fosse necessario sempre argomentare le cose in modo neutro ed impersonale ( evita di fare questo diventa potresti fare quest’altro?);
– Non rispondere alle provocazioni sentendoti depauperato del tuo ruolo. Piuttosto rispondi in modo tecnico che faccia capire al tuo interlocutore che ne sai più di lui ( ti ringrazio del suo suggerimento di cambiare il piano x in y, pensando però alla campagna dell’anno z ho inserito la pagina w per poter realizzare in tempo f le specifiche j);
– Ai maleducati rispondi in modo da non dare adito a polemiche (credo di non aver capito ma in ogni caso questo linguaggio sul lavoro non mi è consono se per favore vuoi riformulare la tua mail);
– Rispondi tu alle domande MAI scrivere chiedi a tizio e caio (NO per queste info deve chiamare o scrivere alla signora Tizio), piuttosto “scrivo con in copia la dott.ssa Tizio che si occupa di ciò e sarà lieta di approfondire”;